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天津外国语大学办公室是学校党委和行政的综合办事机构。其主要职能是:围绕学校中心工作,做好学校领导班子的参谋助手;对学校各部门和基层单位进行综合协调;对学校的工作进行督促落实等。办公室的宗旨是:参与校务、管理事务、做好服务。具体业务包括:组织协调、督促检查、公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、对外联络、重要活动组织、综合管理服务以及校领导交办的其它工作。

办公室下设综合科、文秘科、机要收发室、综合档案室、司机班。2007年10月,学校成立高等教育发展战略研究室,与学校办公室合署办公。 

一、办公室各科室主要职能:

(一)综合科主要职能:

1.负责学校党政印鉴、学校钢印、校办公室印鉴和书记、校长印鉴的保管、使用。

2.负责审定各单位、各部门及其下属单位印章的制作启用,开具对外介绍信和各种证明,并留档备查。

3.负责群众来信、来访等信访工作的接待、记录、回复、存档,安排校领导接待日。

4.负责学校值班室正常运转和值班工作,协调应对紧急突发事件。

5.负责学校事业单位法人证书、组织机构代码证书的年检和出借。

6.负责学校综合统计及数据分析工作。

7.负责各部门报告的呈送、转递、回复、督办、存档工作。

8.负责办公室内勤和司机班的管理工作。

9.负责学校相关会议室的管理,做好学校有关会议和大型活动的会务工作。

10.协助做好上级领导和兄弟单位、来宾的接待、服务工作。

11.协助做好学校涉及各部门和单位的综合协调工作。

12.完成领导交办的其它工作。

(二)文秘科主要职能:

1.负责学校每周会议活动的协调安排。

2.协助领导组织党委常委会、校长办公会,安排会议议题,做好会议记录,起草印发会议纪要,检查、落实会议决议的执行情况。 

3.负责学校各类公文的处理工作。 

4.负责起草学校工作报告、工作总结、工作计划、领导讲话、对外函件等各类文字材料。 

5.围绕学校党委和行政的中心工作,积极开展调查研究,负责起草调研材料及部分校内文件,组织拟定全校性的规章制度、规定、决定等。

6.负责督促检查上级来文和学校党委、行政重要决策的执行情况。 

7.负责《天津教育年鉴》、《中共天津大事述要》的组稿和《天津外国语大学年鉴》、《大事记》的组织编写工作,编辑、审定学校有关介绍材料。

8.负责推进全校信息公开工作,管理、维护、更新学校信息公开主页和办公室网站,查询市教委办公网。

9.协助做好校保密委员会办公室日常工作,按上级要求组织做好全校的保密教育和检查工作。

10.完成领导交办的其它工作。

(三)机要收发室工作职责

1.负责来文的分类、签收、登记、呈批、复印、分送、催办工作。

2.负责催办上级文件要求事项、学校领导批示意见和办公室主任批办意见的落实工作。

3.负责相关文件的保管、归档、立卷、交档和销毁及清退工作。

4.严格按照学校保密工作制度和机要文电阅办的有关规定,认真登记并及时送传机要文电及其他重要函件。

5.负责校保密委员会办公室日常工作,负责学校保密电话机的管理。

6.负责党刊、内参等秘密刊物的订阅、接收、登记、分发、传阅和保密,以及全校报刊、杂志、邮政、电信等业务的管理工作。

7.做好信件、包裹、报纸、刊物等的登记、分发、投递工作并存档备查。

8.完成领导交办的其他工作。

(四)综合档案室工作职责 

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

2.拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6.开展档案的开放和利用工作;

7.开展学校档案工作人员的业务培训;

8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9.开展国内外档案学术研究和交流活动;

10.完成领导交办的其他工作。

(五)司机班工作职责

1.负责车队安全教育检查及安全管理,健全安全制度,经常检查仓库、车库、车辆的安全,做好防火、防盗,防止事故发生。

2.负责车队维修、保养、汽车配件的使用,严格控制资金使用,节约开支。合理安排车辆的各类维修与保养,保证车辆的正常运行。

3.负责车队各种车辆年审及有关的证、照、牌等手续办理及道路交通事故处理工作。

4.检查每天车辆的调度安排,协调车辆的调度安排情况,协调车辆的使用和安排,掌握汽车配件、油料情况,严格出库、入库制度。

5.负责公务用车调度和学校大型活动的用车工作。

6.督促检查考核全车队人员工作的落实情况。

7.完成领导交办的其它工作。

二、高教研究室主要职能

1.针对天津外国语大学改革与发展的热点、难点问题或方向性、战略性的重大问题开展专题性研究,为校领导决策提供支持服务。

2.定期编辑《高教信息参考》和《高教资讯广角》,全面收集国内外高等教育改革与发展的动态信息,结合我校实际进行分析并提出科学合理的意见建议。

3.积极参与事关学校改革与发展的一些重大实践问题的论证、调查研究及任务部署。

4.主动了解各单位、各部门对于高等教育的热点关注问题,提供相关信息搜集与调研论证,做好支持服务工作。

5.做好与市高教学会的联络沟通,完成市高教学会下达的课题申报、评选等相关业务工作。

6.完成学校领导交办的其他有关学校改革与发展的研究任务。

 
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