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天津外国语大学大型活动管理办法(试行)

新闻来源:    发布时间:2013年12月29日 16:28       点击:[]


为规范我校大型活动组织管理工作,提高我校大型活动的组织水平和管理效率,参照国家及天津市有关规定,制订本办法。

第一章 总 则

第一条 本办法所指大型活动是指在校内以学校名义主办、承办或参与协办的有重大社会影响的教学、科研或其他性质的区域性、全国或国际性活动和会议。大型活动一般应具有一定规模,日常公务接待类活动不在其中。

第二条 举办大型活动的单位和个人必须遵守国家的各项法律、法规和学校的有关规定,在规定手续获得批准后方能组织开展,未经批准的大型活动一律不得举办。

第三条 各单位申报的重要大型活动,能列入下一年度党政工作要点的一定列入;来不及列入党政工作要点的,要提前履行相应申请程序,经相关部门和学校领导审批后同等对待。

第四条 校办公室是学校大型活动的总体协调和管理机构。保卫处是学校大型活动安全监督和秩序维护的管理部门。教育技术与实验室管理中心是学校大型活动的场地及器材使用管理部门。其他相关职能处室根据职能承担相应职责。

第二章 大型活动的审批

第五条 学校大型活动实行归口审批、总体协调。主办单位对大型活动进行周密筹划,根据要求提前上报活动举办申请。

第六条 庆典礼仪式、重大节日庆祝活动、全校性会议等大型活动,由校办公室审核,并报学校党政主要领导审批。

第七条 学术性活动由科研处审核汇总。其中,国际性的学术活动,需由国际合作与交流处和科研处会签意见后,报主管校领导审批。

第八条 大型外事接待、礼仪活动,由国际合作与交流处审核后,报主管校领导审批。

第九条 文体类活动,由学生团体主办的由校团委审核后,报主管校领导审批;由教工团体主办的,由校工会审核后,报主管校领导审批。

第十条 经过批准的大型活动,均由活动审批部门报校办公室、保卫处备案。特别重要的活动,学校相关部门根据有关文件精神,向上级教育、外事、保卫等部门履行报批手续。根据学校总体工作安排,与主办单位协商后,校办公室有权对活动做出调整。

第三章 大型活动的筹备

第十一条 列入学校计划的大型活动,活动主办单位提前1个月将筹备情况形成详细工作方案,报请主管校领导审批。需校长办公会专题研究的活动,按相应工作要求履行程序。

第十二条 学校各单位和部门举办大型活动,要具有大局意识,本着“组织严密、宣传到位、保障安全”的原则精心组织。学校通过协调会或大型活动任务分解单的形式加强组织协调。以主办单位为主组建大型活动的组织协调体系,由主办单位担负主要责任。

第十三条 活动资金管理应严格按照学校财务制度执行。学术会议的经费资助申请按照科研处拟定的标准执行。

第十四条 邀请学校领导出席的活动,需按规定时间向校办公室提交申请,由校办公室根据工作需要、领导分工及有关规定统一协调安排。如需领导讲话应随附讲话代拟稿,由校办公室审修。

第十五条 活动场地须提前向有关部门申请。场地器材根据审批部门同意举办活动的书面意见后,方可安排有关事宜。

第十六条 活动主办单位要提前将新闻素材提交党委宣传部,原则上不得自行对外发布新闻信息或以学校名义接受采访。

第十七条 活动主办单位及时与保卫处研究制定活动安全应急预案,同时制定活动当天校园车辆停放、人员安排等秩序维持方案。

第四章 大型活动的组织及后续

第十八条 活动主办单位根据筹备工作方案,从实际出发,坚持节约朴素、高效实用原则,认真组织相关工作,确保取得实际效果。

第十九条 活动结束后规定时间内,主办单位向宣传部提交活动新闻稿素材,或由宣传部采写,及时对活动情况进行宣传报道。

第二十条 活动结束后的规定时间内,主办单位将活动开展情况向主管部门上报工作总结,并报校办公室备案。

第二十一条 根据学校档案管理有关规定,将活动档案及时存档备案。从活动筹备开始,保存好与活动相关的各类纸质文件、电子文档、音像材料、照片、实物等,以备存档。

第二十二条 根据谁主办谁负责的原则,主办单位应及时、认真地清理好活动场地,为其他部门使用提供方便。对布置在校内的各种宣传品等,应在活动结束后两天内清理完毕。

第五章 附则

第二十三条 本办法自颁布之日起实施。

第二十四条 本办法由校办公室负责解释。

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